Politique de gouvernance des renseignements personnels et de la confidentialité

1. Raison d’être de la politique

Les renseignements personnels (ci-après les « Renseignements ») que vous nous confiez sont essentiels à notre relation d’affaires avec vous. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminés à les protéger.

C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Cette politique s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la communication des Renseignements que vous nous confiez.  Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

Notre Chef Responsable Renseignements Personnels est responsable de ces pratiques appliquées au sein de notre entreprise. Pour toute question sur cette politique, vous pouvez communiquer avec lui aux coordonnées suivantes :

Chef de la protection des renseignements personnels

Monsieur Mathieu Lemay

514-623-8944

mlemay@immofinance.ca

4 rue Gagné Lac-Brome (Québec) J0E1R0 Canada

Vous pouvez aussi communiquer avec d’autres membres de notre équipe si vous avez des questions. (Les coordonnées des différents membres de l’équipe se retrouvent sur notre site web, dans la section « Notre équipe »).

2. Quels types de renseignements pouvons-nous recueillir et de quelle façon ?

2.1 Les renseignements que nous pouvons recueillir

Renseignements d’identification

  • Noms

  • Date de naissance 

  • État civil 

  • Coordonnées 

  • Adresse électronique 

  • Renseignements figurant sur une pièce d’identité (permis de conduire, passeport, numéro d’assurance sociale*)  

  • Emploi et revenus

  • Renseignements que nous détenons sur vous à titre de représentants autorisés, d’administrateur, de dirigeant ou d’actionnaire 

  • Toute autre information pouvant être demandée via le profil Emprunteur

 * Le fait de ne pas fournir certains renseignements obligatoires, tels que le numéro d’assurance sociale (NAS), pourrait nous empêcher de vous offrir certains services, incluant notamment la possibilité d’investir ou d’obtenir un financement. De plus, il est nécessaire pour des fins fiscales, notamment si un compte génère des revenus.

Renseignements pour confirmer votre identité 

  • Identifiant

  • Signatures

  • Renseignements sur vos comptes financiers

Nous n’utilisons aucune donnée biométrique.

Renseignements financiers pour vérifier votre admissibilité à nos produits financiers

  • Revenus, salaire et soldes 

  • Produits et placements ainsi que leurs modalités (exemple : le terme, la fréquence de remboursement, les limites, les taux, l’échéance, etc.) 

  • Rapports de solvabilité et cote de crédit 

  • Antécédents professionnels, financiers et judiciaires

  • Toutes autres informations pertinentes relatives à votre bilan personnel (ex. : actifs immobiliers, dettes personnelles, garanties offertes, obligations financières particulières, etc.

Renseignements sur vos opérations

  • Instructions d’investissement 

  • Connaissances et objectifs en matière de placements

  • Tolérance au risque

  • Instructions relatives au prêt et capacité de service de la dette

  • Utilisation prévue des fonds

  • Historique de financement et comportements de remboursement

Autres renseignements

  • Raison pour laquelle vous faites affaire avec nous 

  • Préférences en matière de langue et de communication 

  • Renseignements que nous pouvons générer à votre sujet

  • Renseignements au sujet d’autres personnes que vous (mandataire d’une procuration, titulaire secondaire d’une carte, bénéficiaires, votre conjoint ou conjoint de fait ou les personnes à votre charge assurées en vertu d’un produit d’assurance ou ayant des droits à l’égard d’un régime enregistré, un utilisateur autorisé de votre compte, et les coordonnées d’une personne* qui, selon vous, pourrait être intéressée à un produit ou à un service de la Société, lorsque la loi l’autorise) 

 *Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous présumerons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne à leur collecte, leur utilisation ou leur communication aux fins énoncées dans cette politique. 

Renseignements pour des fins de formation, de contrôle qualité, d’identification et de sécurité, ou pour conserver votre consentement à une transaction 

  • Historique, et transcription des appels téléphoniques, vidéoconférence, clavardage

  • Historique de rencontres individuelles

Renseignements numériques et ceux concernant vos appareils

  • Aucun renseignement numérique ou concernant vos appareils n’est conservé par nos systèmes

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir et pour remplir nos obligations réglementaires prévues par la loi. 

2.2 Comment pouvons-nous recueillir vos renseignements ?

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous, que ce soit en personne, par téléphone, par écrit ou via notre portail ou notre formulaire en ligne. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte à partir des sources ci-dessous. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement.  

  • Personnes ou entités liées à vos produits et services 

  • Institutions financières ou prêteuses, assureurs (lorsque nous devons vérifier l’exactitude des renseignements fournis) 

  • Courtiers ou autres intervenants en matière de valeurs mobilières ou autres 

  • Agences de renseignement et d’évaluation du crédit 

  • Sources ou registres disponibles publiquement  

  • Organismes règlementaires et organismes d’autoréglementation

  • Les sociétés du Groupe Financier Immo Finance (Admin Groupe Immo Finance, Immo Finance Capital S.E.C., Immo Finance Capital Crédit,  et/ou toute autre Société présente ou future liée au Groupe).

  • Partenaires d’affaires 

  • Notre site web et des plateformes numériques ou de médias sociaux.

3. Comment pouvons-nous utiliser vos renseignements et avec qui pouvons-nous les communiquer?

3.1 Comment nous pouvons utiliser et communiquer vos renseignements

Vous fournir des produits et services adaptés à vos besoins

  • Vous identifier, mettre à jour vos renseignements et vérifier l’exactitude des renseignements fournis

  • Évaluer votre situation financière et votre solvabilité

  • Évaluer votre admissibilité aux produits et services ou veiller à ce que nos conseils, produits et services vous conviennent

  • Permettre à notre courtier sur les marchés dispensés d’établir votre profil d’investisseur, vos besoins et objectifs financiers de même que vos stratégies de placement 

  • Établir, gérer, administrer et maintenir les produits et services demandés

Personnaliser votre expérience client, notamment au moyen d’analyses de votre profil, vos opérations et autres renseignements, notamment pour : 

  • mieux vous connaitre et comprendre vos besoins  

  • mieux vous conseiller grâce à l’analyse de vos besoins et préférences

Communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies 

  • Vous envoyer des communications par la poste, courriel, ou téléphonie

Exercer nos activités et opérations courantes

  • Prévenir, détecter et contrôler la fraude, ainsi que les activités non autorisées ou illégales (blanchiment d’argent, cybermenaces) 

  • Permettre des vérifications diligentes de nos opérations en prévision de la conclusion d’une transaction commerciale 

  • Gérer les risques, notamment de crédit et d’affaires, et se conformer aux lois et règlements 

  • Confirmer vos instructions, assurer la qualité du service et former notre personnel, notamment au moyen de données issues de nos interactions avec vous

  • Mener des études et des analyses de données en vue de générer des statistiques, d’améliorer notre efficacité, d’améliorer nos produits et services et d’en concevoir de nouveaux

3.2 À qui pouvons-nous communiquer vos renseignements?

La communication de vos renseignements à d’autres personnes pour des fins légitimes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou encore vous permettant de participer à un programme avec un partenaire ou pour vous offrir des services en notre nom. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.

Nous veillons à assurer l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons vos renseignements à des tiers.

Nous pouvons communiquer vos renseignements à :

  • Les entités faisant partie du groupe financier Immo Finance, pour les renseignements permettant de vous identifier, pour vos renseignements financiers à des fins de conformité et pour simplifier la gestion courante de vos dossiers

  • Une personne agissant pour vous ou à votre demande, par exemple un courtier ou un agent de transfert de valeurs mobilières 

  • Une institution financière, un notaire, un prêteur, un courtier en marché dispensé, ou une agence de renseignements et d’évaluation du crédit 

  • Un assureur ou un mandataire agissant pour nous 

  • Un marchand, un partenaire avec qui nous faisons affaire pour offrir des produits et services optionnels, un système de paiement, un système de compensation ou de règlement

  • Une personne détenant un dossier conjointement avec vous ou qui est autrement impliquée dans la relation que vous avez avec nous 

  • Des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures judiciaires 

  • Une autorité règlementaire ou gouvernementale ou un organisme d’autoréglementation

  • Une personne autorisée à les obtenir selon la loi 

  • Des tiers impliqués dans la conclusion d’une transaction commerciale

  • Des plateformes numériques avec lesquelles nous pouvons partager votre nom et vos coordonnées (ex. : votre adresse courriel) pour nous permettre de diffuser des publicités ciblées sur leurs plateformes (voir votre droit de refus à la section 5.2) 

3.3 Les fournisseurs de services

Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Ils font notamment partie des catégories suivantes :

  • Services de technologie (applications, centre de données, stockage de données et sauvegarde, services d'hébergement, services de maintenance et support)

  • Services professionnels

  • Services financiers et de paiement

Tous nos fournisseurs de service s’engagent à utiliser vos renseignements seulement pour les fins mentionnées dans l’entente de service et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons. Nous nous assurons que nos fournisseurs entretiennent une bonne réputation au niveau de leur traitement des renseignements personnels.

4. Quand devons-nous obtenir votre consentement? 

Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :

  • Lorsque vous ouvrez un dossier ou entamez une relation d’affaire auprès de notre entreprise

  • Lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement

Nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous. Par exemple, si vous détenez un prêt hypothécaire, nous pourrons considérer que vous acceptez que nous communiquions avec vous en vue d’un renouvellement. 

De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, par exemple: 

  • Se conformer à une ordonnance d’un tribunal ou autre demande contraignante 

  • Le recouvrement d'une créance 

  • Enquêter sur la violation d’un contrat ou d’une loi 

  • Prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter

5. Quels sont vos droits et comment les exercer?

5.1 Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements

Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences juridiques, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.  

Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains produits et services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, sinon impossible, d’avoir une relation d’affaires avec vous ou même de vous offrir certains de nos produits.

5.2 Droit de refuser que nous utilisions ou communiquions vos renseignements à certaines fins

Vous pouvez refuser que nous utilisions ou communiquions vos renseignements aux fins suivantes :

Partager vos renseignements financiers chez Immo Finance

Nous pouvons communiquer vos renseignements financiers au sein des entités composant le groupe financier Immo Finance pour faciliter la relation et simplifier les interactions que nous avons avec vous. Cette communication permet notamment :

  • De mieux vous servir en ayant une vue complète de l’ensemble de vos dossiers au sein d’Immo Finance et ses filiales, lorsque la loi l’autorise (par exemple, en accédant plus rapidement à votre portrait financier lors d’une demande pour un nouveau prêt ou d’une souscription subséquente)

  • D’analyser votre situation financière afin de vérifier votre admissibilité à des offres, à des promotions et à certains produits et services qui conviendraient mieux à vos besoins, lorsque la loi l’autorise

 Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement :

 Ce que vous continuerez à recevoir après avoir retiré votre consentement

Vous continuerez à recevoir :

  • Les avis règlementaires que nous devons vous transmettre selon la loi

  • Des informations relativement à vos produits et services actuels.

 Vous pourriez aussi continuer à recevoir de l’information sur nos produits et services de vive voix ou en mains propres de la part de nos représentants et partenaires d’affaires. En effet, certains de nos représentants ont le devoir de vous conseiller et continueront à vous donner cette information lorsque nécessaire.

5.3 Droit d’accéder à vos renseignements, de les corriger et d’en demander la communication

Vous pouvez demander d’accéder aux renseignements que nous détenons sur vous ou en demander la communication, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.

Comment faire pour accéder à vos renseignements ou en demander la communication

Vous pouvez formuler une demande d’accès, de correction ou de communication de vos renseignements :

Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou selon les délais prévus par la loi. Nous vous informerons si le délai est plus long que 30 jours.

Droit de faire corriger vos renseignements

Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement.

6.    Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements

6.1 Conservation d’une durée limitée

Nous conservons vos renseignements, en format numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis selon la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.

Immo Finance est assujettie à de nombreuses obligations légales concernant la conservation des renseignements (par exemple, en vertu des lois bancaires, fiscales et de lutte contre le blanchiment d’argent). De manière générale, pour répondre à ces obligations, les renseignements relatifs à votre profil client (tels que votre nom, adresse, date de naissance) seront conservés pendant la durée de votre relation avec nous et pour une durée de sept ans suivant la fin de celle-ci. De plus, nous conserverons vos informations transactionnelles pendant sept ans après leur exécution.

Certaines exceptions peuvent s’appliquer et nécessiter des périodes de conservation plus longues, par exemple dans le cas de litiges ou de réclamations. Dans ce cas, vos renseignements pourraient être conservés jusqu’à dix ans après la fin des procédures. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous nous efforçons de les détruire en toute sécurité.

6.2 Lieux de conservation

Immo Finance, ses fournisseurs de services et autres tiers à qui vos renseignements sont communiqués en vertu de cette politique peuvent exercer des activités à l’extérieur du Québec et du Canada. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et conservés, en toute sécurité, dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être assujettis aux lois et aux droits d’accès des autorités de pays étrangers, y compris les États-Unis.

6.3 Programme de sécurité des renseignements

Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons mis en place un programme de sécurité et une politique de gouvernance informatique et des cyber-risques pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont notamment : 

  • Protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements, etc. 

  • Limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès. 

  • Gérer les mots de passe et mettre en place des pares-feu.

Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous invitons à ne jamais divulguer vos mots de passe. Nos employés n’ont pas ces informations et ne vous les demanderont pas. Évitez de transmettre des renseignements sensibles par courrier électronique.

Quelles sont les autres conditions accompagnant cette politique

Cette politique est complétée par des conditions spécifiques de traitement des renseignements dans nos différents contrats selon la nature de votre relation d’affaires avec Immo Finance.

7.    Comment pouvons-nous modifier cette politique 

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre. Lorsque requis, nous vous informerons au moyen d’un avis apparaissant sur notre site web et par tout autre moyen approprié pour vous joindre.

8.  Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte

Pour poser une question ou envoyer un commentaire, vous pouvez communiquer avec nous :

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